Le budget prévisionnel constitue la base d’appui annuelle du fonctionnement de l’OGEC. Celui-ci contribue en effet à la qualité de gestion financière de l’établissement. De plus, il représente l’élément essentiel du déroulement de la vie de l’association. Il représente aussi un outil de pilotage qui va permettre d’anticiper certaines décisions par rapport à l’activité future mais aussi de suivre l’activité réelle par rapport à l’activité prévisionnelle. L’élaboration d’un budget prévisionnel est donc nécessaire pour bien gérer financièrement un établissement.
Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel et à quoi sert-il ?
Le budget est un état prévisionnel annuel des dépenses (charges) et des recettes (produits) évaluées selon les objectifs à réaliser. Il tient compte des besoins de l’OGEC dans la limite de ses possibilités financières. Un budget est complet si les prévisions financières affichées sont conformes aux prévisions d’activités (aucune dépense n’a été « oubliée » et aucun produit n’a été surestimé). Ce qui n’exclut pas l’erreur ni l’incertitude inhérente à un exercice de prévision.
Le budget prévisionnel sert à :
- définir les projets à mettre en œuvre pour l’année scolaire à venir,
- chiffrer les ressources pour faire face à l’activité de l’établissement,
- demander de nouvelles subventions ou leur renouvellement : dans le cadre du contrôle du financement public (contrat d’association), la présentation du budget prévisionnel à la collectivité territoriale est une obligation,
- prévoir les charges nécessaires à l’activité prévisionnelle,
- définir les actions permettant d’augmenter les produits ou de réduire les charges,
- prévoir les investissements à réaliser.
Un outil de suivi et de contrôle, indispensable à la décision ?
Établir un budget prévisionnel et ne plus le consulter ne sert à rien.
Cet outil de gestion doit être utilisé régulièrement et faire l’objet d’un suivi budgétaire rapproché (toutes les périodes scolaires ou tous les trimestres).
Ce suivi régulier permet notamment de faire des ajustements dans les dépenses si l’activité réelle est inférieure à ce qui était prévu, ou de rechercher de nouvelles recettes pour faire face à une dépense plus importante.
Chaque poste prévisionnel de charges et produits doit être comparé avec la réalité du compte de résultat. Chaque différence constatée avec la prévision doit être analysée et avoir ainsi son explication : décalage dans le temps, dépenses (ou recettes) imprévues, mésestimation d’un coût, …
Les causes doivent en être recherchées pour expliquer les variations constatées et adapter la gestion à la réalité.
De façon plus générale, le suivi du budget prévisionnel conditionne la santé financière de l’établissement. L’incidence du résultat, qu’il soit déficitaire ou excédentaire, revêt une importance particulière pour l’autonomie financière de la structure.
Par conséquent, tout projet influence directement l’équilibre budgétaire. Il doit faire l’objet d’une analyse lors de l’établissement du budget prévisionnel (exemples : investissement immobilier, des obligations de réduction horaire, des perspectives d’augmentation de la masse salariale, …).
